Để có thể tạo dựng một doanh nghiệp trước hết cần phải tiến hành các thủ tục thành lập doanh nghiệp theo các quy định của pháp luật. Trong đó, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thực hiện các thủ tục sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau đây xin trình bày sơ lược về các thủ tục tiền hành trong quá trình thành lập doanh nghiệp.

Thứ nhất, nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp khá quan trọng vì mô hình hoạt động, tổ chức và giới hạn trách nhiệm đối với chủ sở hữu của mỗi loại hình hoạt động là khác nhau mà quý vị cần cân nhắc khi đưa ra sự lựa chọn. Có 4 loại hình doanh nghiệp theo quy định hiện nay, bao gồm:

• Công ty trách nhiệm hưu hạn một thành viên hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Công ty cổ phần.
• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh.

Cần tham khảo các loại hình kinh doanh theo quy định pháp luật để đưa sự lựa chọn tốt nhất cho hoạt động doanh nghiệp. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp vẫn có thể thay đổi loại hình doanh nghiệp cho phù hợp theo đúng quy định.

Bước 2: Chọn tên doanh nghiệp

Tên gọi luôn mang ý nghĩa quan trọng đối với chủ sở hữu là một trong các yếu tố chiếm nhiều thời gian, công sức và tâm huyết để tạo nên. Dù vậy, việc lựa chọn tên của doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo các quy tắc và đáp ứng một số điều kiện nhất định.

Tên doanh nghiệp = Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng

*Ví dụ:  CÔNG TY CỔ PHẦN BÓNG ĐÈN PHÍCH NƯỚC RẠNG ĐÔNG

              CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TÂN HỒNG PHÚC

Phần tên riêng của doanh nghiệp được sử dụng các ký tự trong bảng chữ cái Tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Bên cạnh đó, tên doanh nghiệp sẽ bị từ chối nếu thuộc vào một trong các trường hợp như sau:

• Tên công ty trùng lặp với tên công ty đã đăng ký trước.
• Tên dễ gây hiểu nhầm.
• Tên công ty có các yếu tố nhạy cảm, không đúng với thuần phong mỹ tục.
• Trong tên công ty có từ ngữ vi phạm văn hóa, có tính chất bạo động.
• Sử dụng tên của các lực lượng chức năng như quân đội, cơ quan nhà nước hay công an.

Bước 3: Trụ sở chính doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Một số lưu ý khi lựa chọn địa điểm làm trụ sở chính của doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp phải là chủ sở hữu hợp pháp hoặc quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt làm trụ sở chính.
• Vấn đề liên quan tới việc chọn lựa chung cư làm trụ sở chính. Theo quy định của pháp luật thì chỉ có tầng 2 trở xuống của chung cư mới được sử dụng làm trụ sở chính và phải có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền là có chức năng kinh doanh hay không.

Bước 4: Vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp

Vốn điều lệ chính là tổng giá trị tài sản mà các thành viên đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng giá trị cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập doanh nghiệp đối với công ty cổ phần.

Ngoài chức năng là nguồn tiền để duy trì hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian đầu thành lập, đây còn là cơ sở quan trọng để xác định, phân định quyền lợi, nghĩa vụ giữa các thành viên, cổ đông trong doanh nghiệp và là căn cứ để quyết định thuế môn bài mà doanh nghiệp sẽ đóng cho nhà nước.

Việc lựa chọn một mức vốn hợp lý là quan trọng, cần sự tìm hiểu kỹ lưỡng và nên tham vấn ý kiến của luật sư có kinh nghiệm để lựa chọn mức vốn phù hợp.

Bước 5: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Do đó, cần kê khai thông tin của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Ngoài ra, cần lưu ý:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật.
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin vào mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp thì tiến hành hoàn thiện hồ sơ và nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chọn trụ sở chính doanh nghiệp.

Thứ hai, hoàn thiện các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư

Tài khoản ngân hàng được mở sẽ được sử dụng như tài khoản giao dịch, đồng thời, là tài khoản để khai và nộp thuế của doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của doanh hoặc người được ủy quyền tiến hành mở tài khoản tại ngân hàng, chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu sau:

• 01 Chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân bản sao công chứng của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• 01 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản sao công chứng.
• 01 Điều lệ doanh nghiệp bản sao.
• 01 Thông báo về việc đăng tải thông tin con dấu doanh nghiệp bản sao công chứng.

Khi tới làm thủ tục cần mang theo con dấu của doanh nghiệp. Đồng thời, tiến hành đăng ký chữ ký số để báo cáo thuế qua mạng trực tuyến và nộp thuế điện tử, qua ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký mở tài khoản.

Sau khi đã lập tài khoản ngân hàng thành công, doanh nghiệp phải tiến hành việc thông báo tài khoản ngân hàng tới Sơ Kế hoạch và Đầu tư. Trong đó, chuẩn bị các loại tài liệu sau:

• Văn bản thông báo về sự thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Thời gian thực hiện là từ 3 – 5 ngày làm việc.

Lưu ý, người được ủy quyền khi tiến hành các thủ tục kể trên cần mang theo giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chứng mình thư nhân dân hoặc căn cước công dân của người được ủy quyền.

Bước 2: Làm biển doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần thực hiện việc gắn biển tên tại địa điểm đăng ký đặt làm trụ sở chính của doanh nghiệp. Đây là quy định bắt buộc phải thực hiện mà doanh nghiệp nên lưu ý.

Trên biển doanh nghiệp cần có các thông tin sau:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (Sở Kế hoạch và Đầu tư hay chính là cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).
• Tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp.
• Số điện thoại/fax hoặc email liên hệ.

Doanh nghiệp có thể chèn thêm thương hiệu (biểu tượng, logo) đã đăng ký nhãn hiệu. Ngoài ra, việc đặt biển hiệu của doanh nghiệp còn phải tuân theo các quy định về quảng cáo mà nếu vi phạm thì có thể bị xử phạt hành chính.

Bước 3: Khai và nộp thuế môn bài

Thuế (phí) môn bài được hiểu đơn giản là một khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Mức thu được phân theo bậc dựa vào số vốn điều lệ doanh nghiệp đã đăng ký. Mức thuế môn bài tính theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 25/02/2020 được tính như sau:

• 3.000.000,00 đồng/năm đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng.
• 2.000.000,00 đồng/năm đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống.
• 1.000.000,00 đồng/năm đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Cũng theo điểm mới của Nghị Định 22/2020/NĐ-CP thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 hàng năm. Đối với từng trường hợp doanh nghiệp cụ thể thì việc xác định theo nghị định này có thể thay đổi.

Việc nộp lệ phí môn bài được thực hiện theo hai cách:

• Nộp tiền mặt vào Kho bạc Nhà nước của quận tại ngân hàng.
• Nộp thuế điện tử trích từ tài khoản ngân hàng của công ty. Đối với hình thức nộp này thì doanh nghiệp nộp thông qua chữ ký số.

Việc nộp thuế môn bài thông qua chữ ký số là điều cần thiết và tiện lợi cho các doanh nghiệp, do vậy, ngay sau khi thành lập doanh nghiệp nên đăng ký phát hành chữ ký số.

Bước 4: Thông báo mẫu dấu doanh nghiệp

Trước khi sử dụng con dấu thì doanh nghiệp cần thông báo mẫu con dấu tới Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp theo đơn mẫu quy định. Dù vậy, theo quy định mới thì từ 01/01/2021, doanh nghiệp không cần khai báo mẫu con dấu mà có thể tự quản lý, cất giữ theo điều lệ, quy chế của doanh nghiệp ban hành.

Trên đây là những thông tin cơ bản cần lưu ý khi tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp. Trong trường hợp còn vướng mắc hay chưa biết lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào phù hợp - Quý khách hàng có nhu cầu vui lòng liên hệ Văn phòng luật sư số 7 để được tư vấn tận tình và nhanh nhất.

MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Hotline: 0966.22.7979

Email: info@vanphongluatsuso7.vn

Website: vanphongluatsuso7.com

Hỗ trợ trực tuyến 24/7.